Además de trabajo continuo a largo plazo, las empresas a menudo tienen proyectos con un horario más definido, con principio y final. Estos proyectos necesitan que alguien trabaje con las diferentes personas a las que se asignan partes del proyecto, que revise su estado cada cierto tiempo, que haga que sigan adelante con lo programado y que una todas las piezas. De esto se encarga un coordinador de proyectos, normalmente supervisado por el director del proyecto.

La coordinación de proyectos es un método de gestión de proyectos que consiste en designar a una persona o un equipo que se asegure de que todos los aspectos del proyecto están completados a tiempo, que las pegas y los problemas se han arreglado, y que el proyecto ha terminado dentro del plazo y del presupuesto.

Comprender los puntos básicos de la planificación de proyectos

El alcance y los plazos del proyecto (tanto a corto plazo como a plazo general) representan características esenciales de la planificación del proyecto, sobre todo porque una coordinación exitosa requiere una planificación a largo plazo y una ejecución impecable. Por ejemplo, si tu negocio tiene la intención de abrir una nueva sucursal, debes anticipar con precisión cuánto se tardará en construir el local, obtener los permisos necesarios y comprar los muebles o el equipo, además de contratar y preparar a suficiente personal. Por esto, un retraso al recibir suministros importantes puede afectar al proyecto por completo, añadiendo, por ejemplo, costes extra al proyecto.

Elegir coordinadores de proyectos

Para mantener la eficiencia, considera designar a una persona o a un equipo de gestión de proyectos para que se encarguen de coordinar el proyecto. Los coordinadores de proyectos deben tener buenas habilidades de resolución de conflictos para anticipar y responder ante retrasos o situaciones inesperados. Además, deberían ser capaces de interactuar y negociar con diferentes tipos de personas. Si un proyecto incluye trabajar con una empresa en México, el coordinador debería saber que las costumbres de negocios en México difieren de las españolas.

Si no puedes crear un rol de coordinador de proyectos independiente, entonces ajusta sus tareas para que sirva como asistente del equipo ejecutivo. Por ejemplo, un asistente de proyecto puede programar reuniones, preparar agendas y evaluar el progreso con el objetivo principal de apoyar la eficiencia del proyecto.

Mejorar la eficiencia con software

Incorpora programas con software que mejore la eficiencia, para tareas como mantener los archivos del proyecto y manejar información clave. Para ciertos proyectos, las hojas de cálculo, los gráficos o las tablas funcionan con efectividad. También puedes utilizar programas como Microsoft Excel, o incluso desarrollar un software propio. Por ejemplo, puedes diseñar un programa que se enfoque en un aspecto importante, como el total de gastos incurridos del proyecto o asuntos de control de calidad. Asegúrate de que la información sobre el proyecto sea de fácil acceso para los participantes.

Analizar los riesgos del proyecto

Analiza continuamente los riesgos que pudieran surgir en el proyecto, para estar preparado por si ocurren. Por ejemplo, siempre que se necesiten permisos o se pidan suministros hay una posibilidad de que ocurra un retraso imprevisto, lo que puede afectar al proyecto por completo y arriesgar que el proyecto no se complete a tiempo. Algunos proyectos incluyen a gente de diferentes organizaciones y empresas trabajando juntas, lo que requiere una coordinación más prudente, porque cada empresa funciona de manera distinta. La coordinación del proyecto debe incluir planes de contingencia que puedan implementarse rápidamente si es necesario.

Gestionar el proyecto en sus etapas

La coordinación de proyectos se hace mejor por pasos, y a veces, diferentes coordinadores de proyecto se encargan de las diferentes etapas, incluyendo la creación de un objetivo general y la planificación de tareas esenciales, además de ejecutar y controlar el proyecto. Desarrolla un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) o PEST (político, económico, social y tecnológico) a lo largo de las diferentes etapas para evaluar el progreso del proyecto.

Si necesitas a un coordinador de proyectos, no dudes en contactar con nosotros y pedir información sin compromiso.

Fuente: https://bizfluent.com/about-5434435-project-coordination.html

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